公司失去了一個(gè)重要的大客戶，這個(gè)損失給公司、公司總裁、總裁合作伙伴立即帶來了收入上的重創(chuàng)，Drive Industries Design Group公司本來預(yù)計(jì)2005年銷售額突破80萬美元，但是現(xiàn)在幾乎難以為繼了。購買延期，紙夾都算計(jì)著使用，某些七人外包公司也沒有合同了。整個(gè)2004年夏天公司想盡了各種辦法，贏得了大約30個(gè)新客戶，這才彌補(bǔ)了丟失一個(gè)大客戶帶來的經(jīng)濟(jì)損失。Alvy-Teeter自己也不能只做規(guī)劃了，不得不多花時(shí)間親自做CEO的工作。

　　好消息：她和董事會(huì)成員Tammy Ross-Stern手邊有著一套多樣的方案。Tammy Ross-Stern是加州Westlake Village的Beckman Kirkland & Whitney的注冊會(huì)計(jì)師（CPA）。Alvy-Teeter經(jīng)常使用QuickBooks會(huì)計(jì)軟件，她對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況有著細(xì)致徹底的了解，包括收入、支出、手頭的現(xiàn)金、運(yùn)轉(zhuǎn)中的工作、隨意支配費(fèi)用等等（參見“預(yù)訂它們吧”）。48歲的Alvy-Teeter說：“要不是對(duì)每日 的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)進(jìn)行了有力的監(jiān)測追蹤，公司可能都無法生存下來。”

　　正如諺語所說：大難不死必有后福。今年，原先那30個(gè)權(quán)宜之計(jì)的客戶已經(jīng)被10個(gè)訂單更大、利潤空間更大的客戶所取代，這10個(gè)客戶的多樣化比例也比較恰當(dāng)。

　　繁榮時(shí)期和低迷時(shí)期

　　再優(yōu)秀的企業(yè)也會(huì)面對(duì)一定的低迷時(shí)期。但是，為了安然度過這不可避免的低迷時(shí)期、并且在繁榮時(shí)期收獲更多，越來越多的企業(yè)家正使用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)技術(shù)管理企業(yè)的賬簿。

　　43歲的John Garrett說，要不是靠Peachtree Accounting軟件的每日財(cái)務(wù)報(bào)告，簡直無法想象Triad Distributing Northwest如何盈利。位于愛荷達(dá)州花園城（Garden City）的這家七人建筑產(chǎn)品發(fā)行公司，2005年預(yù)計(jì)銷售額220萬美元，7000個(gè)以上原料持有單位有各自不同的毛利潤、銷售周期和重新儲(chǔ)備日程。很多原料都要聯(lián)合使用，因此創(chuàng)始人兼副總裁必須仔細(xì)計(jì)劃 每個(gè)配件的進(jìn)貨，這樣才能保證Triad的平均利潤率不會(huì)降低。

　　但是現(xiàn)在，其中一個(gè)大客戶對(duì)價(jià)格和性能的要求可能危及到Triad可接受的利潤率。但是與這個(gè)客戶的合作又非常重要，Garrett解釋說，因?yàn)镻eachtree顯示這家公司的進(jìn)貨速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出其他公司，因此相對(duì)來說，Triad花錢一樣多但是卻能得到一定收益。

　　另一個(gè)熟悉的挑戰(zhàn)：將突增的成本上漲嫁接給顧客——包括不明顯的成本。真正傷害到亞特蘭大Partners Coffee的并不是預(yù)料中的咖啡批發(fā)價(jià)格的浮動(dòng)。即使合同規(guī)定這家年銷售額350萬美元的批發(fā)商的銷售價(jià)格不得變動(dòng)，50歲的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Jim Gilson通過囤積芝加哥谷物交易所（Chicago Board of Trade）的期貨，仍然能夠?qū)⑦@些影響削弱到最小。但是“售出商品成本”中其他成分的突增就是完全兩碼事了。

　　這家15人公司的創(chuàng)始人說：“原油價(jià)格漲至55美元一桶時(shí)，對(duì)公司的塑料封袋包裝會(huì)形成12%到18%的影響。合同有效期內(nèi)我根本就沒法將這些成本傳遞下去，只能從公司利潤中抽出。”

　　知道損失多少還算好事，更糟糕的是你根本就不知道損失多少。就在談判下一個(gè)銷售合同之前，Gilson剛從Peachtree統(tǒng)計(jì)出了近期開支。同樣，北卡羅來納州Highpoint 的Tiger Imports Group 33歲的總裁Frank Toledano決定放棄其100個(gè)高端意大利皮革中的一個(gè)時(shí)，QuickBooks的數(shù)據(jù)也給了他及時(shí)的提醒。皮革最小購買額也超過了10000美元，因此這家每年收入500萬美元的皮革進(jìn)口商根本不能承受運(yùn)轉(zhuǎn)過慢的線路。

　　不用簿記

　　你完全不用將時(shí)間浪費(fèi)在輸入借方和貸方使用會(huì)計(jì)軟件上。注冊會(huì)計(jì)師（CPA）建議雇用一名書記員或者兼職簿記服務(wù)人員來輸入數(shù)據(jù)。企業(yè)家也不用自己變成注冊會(huì)計(jì)師。相比之下，讓會(huì)計(jì)師來管理賬簿處理復(fù)雜的會(huì)計(jì)問題會(huì)更加劃得來。

　　Info Plus Accounting創(chuàng)始人Diane C. O. Gilson說，要保持對(duì)賬簿的控制權(quán)。她在密歇根州Ann Arbor的這家公司提供所有的傳統(tǒng)CPA服務(wù)。但是Gilson建議客戶使用QuickBooks來處理一些常規(guī)例行任務(wù)。她的網(wǎng)站（www.infoplusacct.com）也包括很多QuickBooks的附加軟件，幫助企業(yè)家處理
　　復(fù)雜的業(yè)務(wù)分析。Gilson解釋說：“復(fù)雜的會(huì)計(jì)問題并不是大型企業(yè)的專利。”

　　你充分利用自己的會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)了嗎？要知道，你的賬簿是自己專有的，任何競爭對(duì)手都無法看到，賬簿比其他任何信息都能正確反映企業(yè)的現(xiàn)狀。清算賬目記錄往往能看出企業(yè)的財(cái)務(wù)問題，找出降低成本的方法，揭示出可產(chǎn)生利潤的地方。

　　反正這些數(shù)據(jù)總是會(huì)產(chǎn)生的，為什么不將它們變成盈利手段呢？

　　預(yù)訂它們吧

　　下面這些經(jīng)實(shí)踐證明效果良好的軟件能夠給任何企業(yè)提供99.9%的會(huì)計(jì)服務(wù)。每一個(gè)都有各自不同的優(yōu)勢所在。

　　QuickBooks界面設(shè)計(jì)非常容易上手，而且還為小型企業(yè)提供專用版本。Intuit網(wǎng)站增添了數(shù)據(jù)備份、薪水冊以及其他在線服務(wù)，當(dāng)然也有會(huì)計(jì)相關(guān)的第三方軟件，例如時(shí)間規(guī)劃軟件。

　　Peachtree可與Intuit相互媲美。雖然其在線服務(wù)方面有所不及，但是其強(qiáng)項(xiàng)是處理非常復(fù)雜的存貨、做深入的財(cái)務(wù)分析并做出分析報(bào)告。

　　NetSuite的強(qiáng)項(xiàng)是電子商務(wù)、企業(yè)資源管理、以及電子商務(wù)者和大型企業(yè)預(yù)訂會(huì)計(jì)服務(wù)相關(guān)的服務(wù)。