一個有效的財務系統(tǒng)對初創(chuàng)公司而言是非常必須的，因為它能夠使公司擁有更加有效率的流程和更有效的管理，讓投資人對公司更有信心。

初創(chuàng)公司往往都是由一些聰明且有遠見的人創(chuàng)立的，他們擁有非同一般的想象力和創(chuàng)造性思維。但是，通常公司的創(chuàng)始人和他的合伙人一般都沒有財務工作背景，而且也不喜歡處理財務問題。怎樣才能使初創(chuàng)公司擁有一個健康有效的財務系統(tǒng)呢？

財務系統(tǒng)的三個主要目標是：第一，精確，但聘請有資格的財務人員并不代表能達到財務上的精確性。第二，控制，利用財務系統(tǒng)來控制公司的行為，并持續(xù)不斷地完善它們。第三，預防欺詐，確保公司的資產(chǎn)不被錯誤使用，有效財務系統(tǒng)的建立可以同時預防內(nèi)部和外部人員的欺詐行為。以下六個問題是初創(chuàng)公司在構建健康財務系統(tǒng)時應該注意的，了解這些重要信息將為公司的發(fā)展提供一個良好的開端。

財務系統(tǒng)本身

選擇正確的財務系統(tǒng)：市場中有許多種財務系統(tǒng)，許多太復雜的系統(tǒng)并不適合初創(chuàng)公司。不要試圖去選擇一個迷你的企業(yè)資源管理（ERP）系統(tǒng)。確保非財務專業(yè)人士也能夠對該系統(tǒng)操作自如。

客戶關系管理（CRM）系統(tǒng)整合：無論如何，應該設法購買一個允許銷售業(yè)務與財務系統(tǒng)之間進行整合的系統(tǒng)。這將在未來為公司省去很多時間，因為當有銷售人員離開公司時，不需要再重新建立客戶聯(lián)系方式的數(shù)據(jù)庫。這同時也能簡化賬單，確保對客戶的要求進行及時的回應，并滿足內(nèi)部需求。

現(xiàn)金收付制或權責發(fā)生制：在事業(yè)剛剛起步的時候，專業(yè)人士通常會建議選擇權責發(fā)生制。但我建議應該從一開始就選擇現(xiàn)金收付制。因為在這一階段公司的生存才是最關鍵的事情。之后，在公司發(fā)展的某一階段，例如希望公司上市時，可以隨時轉為使用權責發(fā)生制。如果公司運營情況良好，現(xiàn)金收付制不會成為投資者關注你的絆腳石。

會計表格：可以在財務體統(tǒng)中使用一個標準的會計表格，但通常情況下這些標準的會計科目表無法反應公司業(yè)務的主要特征。在使用財務系統(tǒng)前，應該花一些時間設計一個好的會計科目表。找一些了解所在行業(yè)或市場的人來幫助完成這個會計科目的設計是個不錯的選擇。

數(shù)據(jù)安全：大多數(shù)初創(chuàng)公司都沒有一個數(shù)據(jù)安全計劃，但事實上這一點非常關鍵。需要保證數(shù)據(jù)安全，因為如果丟失了財務數(shù)據(jù)，將面臨一個非常大的麻煩。

共享密碼：確保將所有關于財務事務的密碼和使用權限細節(jié)存儲在一個中心位置，這樣公司其他的人員也能使用這些財務資料，而不僅僅是財務人員。

人員

聘請有資格的財務人員，即注冊會計師或同等資格的人：一個注冊會計師對一個公司來說非常重要，因為專業(yè)的會計人員應該了解多種會計制度，其中包括美國的會計法規(guī)和國際準則。同時，如果投資方了解到初創(chuàng)公司有注冊會計師或同等資歷的員工，他們會對公司更加信任。

靈活性：一名優(yōu)秀的財務人員應該了解會計規(guī)章制度并且嚴格地遵守這些制度。然而，有時這會導致僵化、刻板。一家初創(chuàng)公司需要一個懂得何時、如何靈活地運用這些規(guī)章制度，但又不破壞這些規(guī)則的財務人員。要注重聘請和培養(yǎng)這樣的人才。

不要選擇來自大公司的員工：大多數(shù)來自大公司的財務人員其實并不是很好的選擇。他們過去工作時常常都能獲得很多其他的支持，而在一個初創(chuàng)公司的環(huán)境中，在支持不夠的情況下，他們無法很好地工作。同時，這類員工往往缺乏縱觀公司全局的能力，而具有這種能力的財務人員往往是初創(chuàng)公司最需要的。

產(chǎn)業(yè)類型背景：對公司來說，不同行業(yè)領域的財務風格是有很大差異的。理想情況下，應該聘請一名在同行業(yè)領域工作過的財務人員。但是，如果你已經(jīng)聘請了一位來自不同行業(yè)領域的財務人員，就必須確保他愿意學習新領域的新知識。

戰(zhàn)略建議：如果可能的話，應該聘請一名高級財務人員，他不僅能熟練地操作財務系統(tǒng)，勝任財務領域的工作，而且對其他業(yè)務領域也能有所了解。同時，最好能聘請到一位能夠提出戰(zhàn)略建議的高級人才。一位具有戰(zhàn)略眼光的財務人員可能成為初創(chuàng)公司的主要資產(chǎn)。

了解稅務問題：稅務問題非常重要。如果財務人員能夠了解這些問題的話對公司來說也是一個優(yōu)勢。當然如果他們不了解，對公司來說也不是致命的，但他們一定要知道怎樣才能獲得最好的稅務建議，以避免公司支付過多的稅款。

避免過于重視數(shù)據(jù)：一些財務人員過度地沉迷于數(shù)據(jù)和分析。財務人員分析數(shù)據(jù)的愿望的確很重要，但過于沉迷于此會影響他們的判斷力。這將對公司產(chǎn)生不利影響。

收款：一旦公司的產(chǎn)品開始銷售，就需要一個負責收款的人員，這是一個非常特別的人。他們必須是堅決和老練的。如果這個人不夠老練，他會激怒公司的客戶；如果他不夠堅決，那他就拿不到錢。

管理

雇員：在財務領域應該有至少兩名雇員，而且這兩名員工之間不應有任何特殊的關系。

書面目標：財務人員應該是一個非常嚴謹?shù)娜?，他需要對精確的指示做出很好的回應。公司的領導應該以書面形式為財務人員定出目標，并且將他們的表現(xiàn)與收入掛鉤。

企業(yè)財務委員會：應該成立一個有公司其他部門高層參與的財務委員會。這個委員會應該至少每季度召開一次會議，來審查財務管理，并對銷售和支出相關的財務內(nèi)容進行討論。

信息技術和人力資源：通常情況下信息技術和人力資源部門向財務部門報告，但別這樣做，因為財務人員一般不擅長與人溝通的事宜。如果把人力資源方面的問題交給他們，這會使他們無法專注財務方面的事項。

外部審計或檢查：應該至少每年對公司的財務狀況進行一次外部的審計或檢查。公司的首席執(zhí)行官應該選出獨立于財務人員之外的審計人員。這兩類人員不應走得太近，因為這樣會影響審查的公正性。理想的狀態(tài)是審計或檢查結果應呈交給董事會，并且有一個特別成立的審計委員會來審查。

董事財務委員會：如果公司有董事會，在公司領導者認為不會影響財務職能執(zhí)行管理的情況下，可以任命一個董事會成員來專門處理財務問題，與財務人員一同工作。

欺詐問題：欺詐是經(jīng)常存在的，必須注意，領導者對財務問題關注的越少，欺詐情況發(fā)生的可能性就越大。最好的解決辦法就是進行經(jīng)常性的外部審計或檢查，并且讓全公司參與到財務管理中來，盡管經(jīng)常性的檢查可能會影響他們的正常工作。

應收賬款：這是一個很特殊的問題。如果應收賬款周轉天數(shù)變高，一般是超過60天的話，公司應該對此進行密切關注。因為現(xiàn)金就是公司的生命，必須非常重視它。應該經(jīng)常性地與財務人員和銷售人員開會，找出如何能夠有效縮短應收賬款的回收期的方法。

程序

每月定期陳述：很明顯，每月都應該向所有的高管發(fā)放財務報表，也應該召開例會檢查財務狀況。這個會議應該討論如何矯正和彌補實際開支與預算計劃的出入。

年度預算會議： 這個也很明顯，年度預算會議是必不可少的，這個會議應該在已經(jīng)召開的戰(zhàn)略會議的基礎上召開，這樣預算目標才能有一個戰(zhàn)略基礎。

報銷報告：所有員工包括CEO在內(nèi)都應該就業(yè)務支出報銷遞交正式的報告，這些報告應由他們的上司來核準。CEO的費用報銷應由首席財務官來核準。

準備支票和簽支票職責分離：這是一個最明顯和基本的控制流程。所有的支票都應該由兩個人經(jīng)手，這兩個人不應有任何關系。

資產(chǎn)登記：首席財務官應該建立一個正式的資產(chǎn)登記流程。理想的狀態(tài)是，它應該是財務系統(tǒng)的一部分。這不僅僅顯示公司實際擁有的資產(chǎn)狀況，同時也是防止雇員竊取公司資產(chǎn)的有效途徑。

購買款項：公司所需的每筆購買支出款項都應該有三個報價。每筆購買支出需要至少有兩個部門或CEO和CFO的簽字同意。

授權：所有有權批準購買的管理者都應有一份書面的授權，上面要明確寫明該管理者能夠批準的最大限額。

度量

總利潤：確保將公司的總利潤度量整合在財務系統(tǒng)中，這樣就可以以百分比和總額的形式來了解銷售狀況。在公司需要投資者時，這些是非常重要的數(shù)據(jù)。令人驚奇的是竟然有許多初創(chuàng)公司都不知道這點。注意，當公司產(chǎn)品銷售額降低，利潤成為負數(shù)時，不必擔心，這是正常的。

百分比費用檢查：建立好公司的財務系統(tǒng)，這樣它可以以百分比的形式計算出公司的費用和銷售額的比例。對于銷售、市場營銷、研發(fā)和日程運營、管理費用都應該這樣做。很多初創(chuàng)公司都不了解這些數(shù)據(jù)，因此他們很難確定花費是多還是少。此外，它還能夠衡量公司的表現(xiàn)，與競爭者進行對比。

競爭的標準：應該建立一個標準模型來衡量競爭企業(yè)的基本財務數(shù)據(jù)。每個季度，都應該將競爭對手的數(shù)據(jù)與自己的數(shù)據(jù)進行比較。平衡的記分卡是一種很好而且是唯一的方法。雖然這種方法是為大公司量身定做的，但是它的基本結構仍適用于初創(chuàng)公司。

不要參與會計欺詐：收入確認和費用登記往往是兩個容易發(fā)生作假的領域。另一個（這一項常常是合法的）是資本化發(fā)展費用，這往往會使公司看起來好像比實際情況更好。如果采取了這些欺詐手段，公司的銷售額看起來很高，成本看起來比較低，但是最終欺騙的是自己，因為無法真正的了解公司的實際運營情況。

環(huán)境和態(tài)度

積極的方法：大多數(shù)財務人員都被訓練的像一個懷疑論者。擁有一個具有懷疑精神的財務人員對公司來說很重要，因為他能夠看出數(shù)字背后真正的意義。然而，久而久之，他們會對公司的未來抱有消極的態(tài)度。于是，采用一種積極的方法來學習 財務人員，讓他們認定自己是整個公司團隊的一部分是非常重要的。公司領導者需要在團隊會議中展示財務人員的重要性，并培養(yǎng)財務人員的參與感。

參與企業(yè)策略：最有效的方法是讓財務團隊參與一些有關公司整體、銷售、發(fā)展或市場營銷方面策略的會議。只要財務部門與其他部門的工作是獨立的，財務人員就無法為整個公司的成功貢獻力量。這是所有公司尤其是初創(chuàng)公司存在的通病。財務人員應該把自己看作是整個公司的有機組成部分，而不僅僅是一名財務工作者。

你無法去管理一個你無法衡量的事或物。健康的管理來自健康的財務。當然也必須有一個健康的生意。這三者缺一不可，只有這樣初創(chuàng)公司才能取得成功。