天地有大美，于簡單處得;人生有大疲憊，在復(fù)雜處藏。流程管理復(fù)雜了，企業(yè)不僅容易疲憊，更容易遭殃。但越復(fù)雜的事情，越可以用簡單的方法去化解。若將化繁為簡的工作方法應(yīng)用于流程管理，讓各個環(huán)節(jié)輕解羅裳，變得簡單樸實，那么就會起到庖丁解牛的效果，任務(wù)完成時間大大減少，失誤率也會空前降低。

　　華為深諳此道。借用華為新聞發(fā)言人傅軍的話說，華為之所以從小農(nóng)式作坊全部轉(zhuǎn)變成規(guī)?；倪\作，流程優(yōu)化居功至偉?，F(xiàn)在，華為專注于全球運營商企業(yè)，在全球化的路上小步快跑。我們不禁要問，它的流程優(yōu)化是怎樣實現(xiàn)的?它在流程管理中又是如何刪繁除冗的?

　　瞄準(zhǔn)關(guān)鍵點——掌握時間優(yōu)勢

　　在建立IT系統(tǒng)前，華為發(fā)出貨物就宣告萬事大吉，并不會把貨物的詳細(xì)信息提供給客戶，這導(dǎo)致客戶在接到貨物后必須重新填制收貨單據(jù)。這種服務(wù)模式的影響是，入賬重審、內(nèi)部資產(chǎn)等后續(xù)環(huán)節(jié)停滯不前，時間耗費掉了不說，流程作業(yè)如泥牛入海連個浪花都沒有產(chǎn)生，典型的白費工夫辦瞎事。為解決這個問題，去除作業(yè)流程中的劣勢，華為構(gòu)建了電子化的客服流程服務(wù)，一方面讓客戶省時省心，另一方面己方也減少了等待時間，一舉扭轉(zhuǎn)乾坤，化劣勢為優(yōu)勢。

　　因此，華為要求員工：一旦開始操作，就必須對各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，以確保工作任務(wù)按照計劃進(jìn)度開展，并在此基礎(chǔ)上提升效率。那么，如何掌控作業(yè)流程中的關(guān)鍵點呢?

　　持久保持時間優(yōu)勢 時間優(yōu)勢保持得越長，其價值越大。俗話說，“知己知彼百戰(zhàn)不殆”。為獲得更高的價值，任務(wù)執(zhí)行者應(yīng)對建立這種優(yōu)勢需要多長時間、獲得的優(yōu)勢會有多少及競爭對手掉轉(zhuǎn)矛頭做出有力反應(yīng)的時間差等問題了然于胸。然后，在此基礎(chǔ)上，不斷默念緊箍咒，提升關(guān)鍵環(huán)節(jié)上占有的時間優(yōu)勢。

　　扭轉(zhuǎn)時間劣勢 通過改變作業(yè)方式、引進(jìn)新技術(shù)、強(qiáng)化員工熟練度學(xué)習(xí) 等方式，來改變關(guān)鍵環(huán)節(jié)的劣勢狀態(tài)。“行到水窮處，坐看云起時”是一種境界，有時，劣勢之處即是優(yōu)勢轉(zhuǎn)化的靈感來源。

　　爭取更多機(jī)會 梳理作業(yè)流程，找出可以加以整合的環(huán)節(jié)，通過減除、合并、重排等方式優(yōu)化流程，也可以采用新技術(shù)代替舊技術(shù)，以縮短作業(yè)時間。

　　化解外部威脅 靈魂周圍小鬼環(huán)伺，優(yōu)勢身邊威脅相隨。因此，對于影響時間優(yōu)勢的外部威脅要盡快化于無形。例如，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)競爭對手引入新技術(shù)后，要迅速掌握新技術(shù)的優(yōu)劣勢，將其優(yōu)勢之處納為己用，并形成具有時間優(yōu)勢的技術(shù)手段。

　　發(fā)揮創(chuàng)造力——打破慣性思維

　　回溯到20世紀(jì)90年代初，華為以新兵姿態(tài)躋身電信設(shè)備制造商的行列。當(dāng)時，摩托羅拉、思科、愛立信、北電等國外的老牌通信巨頭，正以強(qiáng)大的產(chǎn)品供貨能力牢牢占據(jù)著中國市場。因此華為內(nèi)部滋生了一種觀點：華為作為后來者，應(yīng)盡快獲得產(chǎn)品低成本的競爭優(yōu)勢。不過，華為決策者則認(rèn)為，必須盡快優(yōu)化 生產(chǎn)管理 、質(zhì)量控制和 物流 體系，拉近與那些老牌通信巨頭的距離。

　　1993年初，華為在西門子公司相關(guān)技術(shù)人員的幫助下，重新設(shè)計了整體生產(chǎn)流程。華為希望通過內(nèi)部統(tǒng)一的物流體系，保障完整的質(zhì)量控制和生產(chǎn)管理，并減少物料流通環(huán)節(jié)和生產(chǎn)周期，以全面提高華為的產(chǎn)品供貨能力。

　　現(xiàn)在已無需再評價該項目對華為的深遠(yuǎn)影響，這一逆流而上、敢于挑戰(zhàn)的思維方式，已經(jīng)起到了為華為改頭換面的巨大作用。華為于是一直堅持在流程優(yōu)化中打破慣性思維。

　　正向梳理 對已完成的流程進(jìn)行一次正向梳理，以操作者的態(tài)度來預(yù)估實現(xiàn)過程中各個環(huán)節(jié)銜接的流暢度，或選擇合適的思維工具分析各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，并預(yù)測可能產(chǎn)生的收益。

　　逆向發(fā)現(xiàn) 最利于發(fā)揮創(chuàng)造力的流程優(yōu)化方法是采用逆向思維方法，挑出流程中的缺陷。在華為，每條產(chǎn)品線上會組建兩支隊伍——紅軍和藍(lán)軍，紅軍在對某個流程進(jìn)行規(guī)劃時，藍(lán)軍就要想盡辦法來“搗亂”，“吹毛求疵”，找出紅軍設(shè)計流程中存在的缺陷。這種逆向優(yōu)化方式使流程規(guī)劃者更簡單明了地看到流程的可待改進(jìn)之處，而改進(jìn)后的流程將使作業(yè)完成期限更易于掌握。
 

　環(huán)節(jié)1——精簡冗余

　　2009年，任正非向華為全體員工發(fā)出指示：讓一線直接來決策!他曾經(jīng)百般周折地將一個龐大的企業(yè)集團(tuán)牢牢地控制在手中，但是此時，在一線上奔忙的員工卻漸漸缺少了當(dāng)年創(chuàng)業(yè)時的激情和敏銳。他恍然發(fā)現(xiàn)，企業(yè)中設(shè)置了過多流程控制點，冗余的環(huán)節(jié)阻礙了上傳下達(dá)的流暢性，降低了工作效率的同時，也磨滅了員工的熱情。

　　任正非認(rèn)為，去除流程中的冗余環(huán)節(jié)，讓工作流程的各個環(huán)節(jié)得到精簡，是優(yōu)化工作程序、提高工作效率的第一步。

　　發(fā)現(xiàn)和去除缺少價值的環(huán)節(jié) 如果流程中各個環(huán)節(jié)結(jié)束后未如愿以償創(chuàng)造出預(yù)期的價值，那么，流程的執(zhí)行也就失去了意義，執(zhí)行流程只會平白地消耗資源。此時，只有刪除那些冗余的流程，才能將有限的資源投入到其他流程中去，在總體上縮短流程周期。

　　已成為華為中層管理者的劉寧(化名)說：“我現(xiàn)在最大的愛好之一，就是分析工作流程的網(wǎng)絡(luò)圖，每一次能去掉一個多余的環(huán)節(jié)，就少了一個工作延誤的可能，這意味著大量時間的節(jié)省。這兩年來，我去掉的各種冗余工作環(huán)節(jié)達(dá)70個，粗略評估一下，省下的時間高達(dá)3000多個小時，也就是120多天啊!”

　　剔除流程中的多余的環(huán)節(jié) 充分、良好的內(nèi)部控制才能保證流程輸出結(jié)果的質(zhì)量。不過，需要注意的是，最理想的狀態(tài)并非控制越多越好，而是保證流程中“雜草不生，禾苗旺盛”。反過來，我們可以利用流程進(jìn)行內(nèi)部控制分析——確定一個控制目標(biāo)后，根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)來確定關(guān)鍵的內(nèi)部控制程序，再分析這些關(guān)鍵的控制程序，確定是否存在重復(fù)之處，是否存在優(yōu)化的可能。一環(huán)扣一環(huán)地分析下來，冗余和重復(fù)的環(huán)節(jié)也就無處藏身了。

　　對流程進(jìn)行內(nèi)部控制分析時，流程設(shè)計者必須注意以下兩點：

　　充分考慮企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)不同，其內(nèi)部控制環(huán)境也迥然不同，因而對內(nèi)部控制程序的要求也不同。好的內(nèi)部控制環(huán)境，控制風(fēng)險相對較小，適當(dāng)減少控制程序也不會影響控制目標(biāo)的實現(xiàn)。

　　測試流程的實際執(zhí)行情況。例如，對于“職責(zé)分離”這樣的控制程序，只有通過實地考察才能確定該程序是否得到貫徹。

　　改變?nèi)蝿?wù)中的問題環(huán)節(jié) 一些過于復(fù)雜的問題環(huán)節(jié)可能是進(jìn)一步簡化的機(jī)會。但是，困難和危險的工作顯然不會同樣被最高效地完成。例如，華為曾由內(nèi)部員工來專門開展環(huán)境清潔工作，但管理者發(fā)現(xiàn)外聘專業(yè)保潔人員來操作這項工作比員工親自操作更節(jié)約成本，更節(jié)約員工的有效工作時間。一般說來，如果員工都不愿意操作某些工作任務(wù)，管理者就應(yīng)尋根究底，分析原因，解決問題。

　　環(huán)節(jié)2——合并同類項

　　除冗的另一種方法是合并同類項。莊子云：“丘山積卑而為高，江河合水而為大。”合并的作用不僅在于化零為整，更在于能疊加優(yōu)勢，消除劣勢。

　　在華為，如果當(dāng)前的工作環(huán)節(jié)皆不能被取消，那么，管理者就會換個思路，將各個環(huán)節(jié)適當(dāng)加以合并怎么樣?合并是指將兩個或兩個以上的事務(wù)或環(huán)節(jié)合為一個。例如，工序或工作任務(wù)的合并、工具的合并等。很多情況下，各個環(huán)節(jié)之間的生產(chǎn)能力不平衡，有的人手短缺，有的則人浮于事，忙閑不均，將這些環(huán)節(jié)加以調(diào)整和合并，往往能去劣存優(yōu)，取得立竿見影的效果。

　　合并上下環(huán)節(jié) 將一項任務(wù)的多個環(huán)節(jié)分別交給幾位執(zhí)行者，可以大大加快企業(yè)內(nèi)部物流和信息流的速度。但是，從上一個環(huán)節(jié)到下一個環(huán)節(jié)的交接過程，也可能是一次發(fā)生錯誤的機(jī)會。所以，為避免出現(xiàn)交接時的失誤，可將多個環(huán)節(jié)的工作任務(wù)交由一位執(zhí)行者全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　華為通常指定一位員工負(fù)責(zé)一個產(chǎn)品或服務(wù)的全過程——從下訂單到發(fā)貨或服務(wù)開始至結(jié)束。這些員工在服務(wù)業(yè)組織中稱為“個案員”或“個案經(jīng)理”，是客戶與企業(yè)的單一接觸點。

　　合并任務(wù)相似的環(huán)節(jié) 常言道，孰能生巧。任務(wù)相同或相似的環(huán)節(jié)并軌，由一位執(zhí)行者來完成，能最大限度地減少人力和時間方面的浪費。

　借助信息技術(shù)整合復(fù)雜環(huán)節(jié) 信息技術(shù)可以成為一個流程加速的強(qiáng)大工具。如果用于基礎(chǔ)扎實的流程，信息技術(shù)能夠大大增強(qiáng)它的能力。以數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳送為例，華為采用積極代替部分人力數(shù)據(jù)采集工作，降低了人為差錯率;而自動化的數(shù)據(jù)傳送，避免了對已經(jīng)存在于一個系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，省掉數(shù)據(jù)不匹配帶來的麻煩。

　　環(huán)節(jié)3——合理排序

　　任正非要求：“員工參加管理，不斷地優(yōu)化從事工作的流程與工作質(zhì)量……變革 一切不合理的流程。”

　　那么，如何改進(jìn)才能調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，保證流程的合理，達(dá)到化繁為簡的目的呢?

　　衡量各環(huán)節(jié)計劃 的合理度 華為通過“何人、何處、何時”3個問題，來確認(rèn)流程中各個環(huán)節(jié)的計劃 是否合理;一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不合理之處，立即推倒重來，以使各個環(huán)節(jié)保持最佳的順序，保證工作環(huán)節(jié)的有序性。

　　何人：該環(huán)節(jié)由誰操作?操作技能是否嫻熟?該環(huán)節(jié)是否為該員工最擅長的?是否存在崗位與員工能力不匹配的現(xiàn)象?如果讓熟悉第一環(huán)節(jié)工作的員工從第二環(huán)節(jié)調(diào)回，可以節(jié)省多少時間?

　　何處：各環(huán)節(jié)的操作場所之間距離遠(yuǎn)近如何?是否便于工作交接?如果將某環(huán)節(jié)的操作場所加以調(diào)換，是否可以使工作交接時間更短?調(diào)整設(shè)備儀器的擺放位置后，操作者使用起來是否更方便、時間更短?

　　何時：從第一個環(huán)節(jié)開始至最后一個環(huán)節(jié)結(jié)束的時間，包括在各個環(huán)節(jié)之間的移動時間、加工時間及由于機(jī)器故障、部件無法得到等問題引起的延遲時間分別是多少?時間計劃 是否過于緊湊，使員工緊張、疲勞?或過于寬松，難以在交期前完成任務(wù)?

　　理清邏輯順序 工作流程中可能只有幾個環(huán)節(jié)，也可能有數(shù)以百個作業(yè)環(huán)節(jié)。如果對各環(huán)節(jié)排序不當(dāng)，不合邏輯，將造成工作秩序的極大混亂，無形中延長了作業(yè)時間。

　　環(huán)節(jié)計劃 順序是否符合邏輯、是否清晰，我們可以從以下兩個方面加以評價。

　　是否等待：一個環(huán)節(jié)完成后，作業(yè)者是否需要等待其他環(huán)節(jié)結(jié)束，才能共同進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)?

　　是否混亂：一個環(huán)節(jié)的開展過程中，是否需要下一個環(huán)節(jié)完成結(jié)果的輔助。

　　一旦出現(xiàn)等待或混亂的狀態(tài)，必須予以調(diào)整，對此，我們可以采取這樣的方法。

　　減少等待：了解各環(huán)節(jié)完成的時間，提前處理被等待的環(huán)節(jié)，保證各環(huán)節(jié)不必被等待，即可與其他環(huán)節(jié)直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。

　　避免混亂：了解各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，分清哪個環(huán)節(jié)應(yīng)在前、哪個環(huán)節(jié)應(yīng)在后，前一個環(huán)節(jié)結(jié)束后才能開展后一個環(huán)節(jié)，保證各環(huán)節(jié)之間的有序性。