會議中常見的問題

　　下面我們先分析一下會議中常見的問題：

　　會荒：常年不開會。

　　會海：過多開會、過濫開會、無效開會。

　　拖沓：會議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會”。

　　“陪綁”嚴(yán)重：為了“相互尊重”或“顯示分量”搞排場或形式主義，與會人數(shù)眾多，無多大關(guān)系也叫過來。

　　主持人選擇不妥：會議主持人的技能、經(jīng)驗(yàn)、權(quán)威不足以掌握會議的方向、內(nèi)容和局面時，會議達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。

　　議題繁多：會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水。

　　重復(fù)會議：同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標(biāo)卻不治本的方案。

　　地點(diǎn)安排不當(dāng)：有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马?xiàng)在公司開很難不被打擾或受影響。

　　會前、會下不溝通：會議開始時要么花很多時間講明背景、概念，或者干脆溝通不夠，沒有共同言語，這樣的會議效果自然要大打折扣。

　　會議紀(jì)律亂：不到、遲到、早退、中場打電話等現(xiàn)象嚴(yán)重，沒有制定會議制度，尤其是獎懲制度。

　　會而不議：成為了領(lǐng)導(dǎo)“一言堂”，失去了會議的意義。

　　議而不決，決而不議：會議只是討論不形成決議，會前準(zhǔn)備不充分；或者真正決議的事情又不開會討論而是私下決定了。

　　決而不行：即使有會議決議，不落實(shí)到責(zé)任人，不落實(shí)執(zhí)行。

　　行而不果：即使執(zhí)行，也沒有跟蹤，根本沒有結(jié)果或效果；執(zhí)行得好與不好都一個樣，沒有獎懲，久而久之，積極性被消磨殆盡。

　　高效開會的十原則

　　知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，須遵守以下十項(xiàng)原則：

　　原則一、會議要規(guī)劃。根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會議比例則會大幅下降。

　　原則二、準(zhǔn)備要充分。要想會議高效，會前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前有足夠的時間思考和準(zhǔn)備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分做好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識，這樣才可能在會議上快速做出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點(diǎn)、參與人、議程、時間表等，最好都在會議通知中提前告知相關(guān)人員，以便做好準(zhǔn)備。

　　原則三、主題要集中。一次會議，最好只有一個主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

　　原則四、人員要相關(guān)。只選對相關(guān)情況真正了解的人員參加，一問三不知、不了解具體情況或提供“假情報”、說了不算或說了卻很可能被否決的人參加了也沒有用。所以一是要“少而精”，即只要與會議議題直接關(guān)聯(lián)的單位參加，協(xié)辦的單位不用派人陪綁。

　　原則五、流程要合理。會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法了，或者只是隨聲附和；三是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補(bǔ)；四是該議的時候要議，該決的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

　　原則六、時間要緊湊。要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了，注意力也不容易集中。

　　原則七、決議要及時。會議的記錄一定要完整、規(guī)范，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄，到會議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。

　　會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水賬記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀h臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。

　　會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)，以防有人推脫。

　　原則八、手段要先進(jìn)。會前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是在金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公，全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。另外，會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。

　　原則九、執(zhí)行要檢查。會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，最好能培養(yǎng)主動、及時匯報的職場習(xí)慣。如果沒有，則需要有“盯牢”、“管好”、“跟到底”的執(zhí)行力強(qiáng)的人持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。

　　原則十、結(jié)果要獎懲。大多數(shù)人不會做你期望的事，只會做你檢查和獎懲的事。如果做與不做一個樣、做好與做壞一個樣，就會出現(xiàn)混日子、多一事不如少一事、多做多錯少做少錯、不求有功但求無過的局面和氛圍。對不能及時、較好完成任務(wù)的，予以幫扶、培訓(xùn)、批評，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質(zhì)量完成任務(wù)的，則予以表揚(yáng)、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲，從而改變行為甚至習(xí)慣。

　　總之，高效的會議要做到會而有議，議而有決，決而有議，決而有行，行而有果。

　　肖利華 博士

　　特步（中國）有限公司總裁特別助理